Как да създадете падащ списък в Excel

Тази статия ще ви научи как да създавате падащи списъци в Microsoft Excel с помощта на функция, наречена Проверка на данни . Когато се приложи, функцията за валидиране на данни служи за ограничаване на данните, които могат да бъдат въведени в целевата клетка, изисквайки потребителите да избират стойност от списък с предварително определени входове.

Тази функция е много полезна в редица случаи, от планирането на графиците за почивка на служителите, до разходите за наблюдение, до общото управление на проекта. Ето как да започнете.

Създайте падащ списък в Microsoft Excel
Попълване на падащото меню в Excel
Създаване на дълъг падащ списък в Excel

Създайте падащ списък в Microsoft Excel

За да изпълните тази операция, ще ви трябват поне два листа, отворени във вашата работна книга: работен лист и празен лист, където можете да компилирате вашите списъци.

Първата стъпка е да създадете вашия списък. За да направите това, отидете до празния си лист и посочете елементите, които искате да включите в падащото меню в колона А. елементите са Да / Не (често съкратено Y / N), Pass / Fail, номерирани списъци и дати.

Сега се върнете към работния лист и кликнете върху клетката или клетките, които искате да потвърдите. След това отворете раздела „ Данни“ и намерете опцията за валидиране на данни в раздела „ Групи данни “:

След това отворете раздела Настройки и намерете полето Позволи . Изберете Списък от падащото меню:

Попълване на падащото меню в Excel

Отидете в работния лист на списъка и изберете всички елементи, които искате да включите в списъка си. Полето Източник в диалоговия прозорец автоматично ще регистрира полетата, докато ги избирате. Имайте предвид, че ако някога изберете да добавите или изтриете елемент от списъка, Excel автоматично ще актуализира валидността на данните:

Уверете се, че падащото поле в клетката е избрано, така че със сигурност ще видите падащата стрелка до клетката. След като приключите, кликнете върху OK .

Сега вашият падащ списък трябва да се показва в клетките, посочени в работния ви лист. За да тествате валидирането на данните, опитайте да въведете валидни и невалидни данни в клетките. Валидните данни трябва да се регистрират правилно, докато невалидните данни (информацията, която не е включена в списъка ви) трябва да връща съобщение за грешка.

Създаване на дълъг падащ списък в Excel

Ако искате да добавите елементи към падащия списък, но откриете, че вашето пространство е ограничено, трябва да опитате да вмъкнете клетки точно над последната клетка, а не под нея.